Was das Leitungsorgan eines Vereins ausmacht

Kernelemente des Leitungsorgans

Das Leitungsorgan ist neben der Mitgliederversammlung das einzige Organ, das gesetzlich zwingend vorgesehen ist. Ihm obliegt die Führung der Geschäfte sowie die Vertretung des Vereins. Das Leitungsorgan hat aus mindestens zwei natürlichen Personen zu bestehen, während keine Höchstgrenze für Mitglieder des Leitungsorgans bestehen. Die Tätigkeit im Leitungsorgan ist eine höchstpersönliche, sodass diese nicht auf Dritte übertragen werden kann. Das Mitglied des Leitungsorgan darf sich also in Sitzungen nicht vertreten lassen, darf aber selbstverständlich für bei Ausübung seiner Aufgaben und unter Aufrechterhaltung der eigenen Verantwortung Gehilfen beiziehen, also etwa einen Steuerberater oder Rechtsanwalt beauftragen. 

Vorstand, Geschäftsführung, Präsidium oder doch Direktorium?

Wenngleich der Gesetzgeber vom "Leitungsorgan" spricht, wählen häufig andere Bezeichnungen für das geschäftsführungs- und vertretungsbefugte Organ ihres Vereins – etwa die Begriffe der "Geschäftsführung", des "Vorstands", "Präsidiums" oder "Direktoriums". Juristisch ist das unerheblich: Die Bestimmungen des Vereinsgesetzes über das Leitungsorgan gelten für jenes Organ, das bei inhaltlicher Betrachtung geschäftsführungs- und vertretungsbefugt ist, unabhängig davon, wie es bezeichnet wird.

Das gilt auch umgekehrt: Wird eine vereinsinterne Einrichtung als "Präsidium" bezeichnet, ist diese Einrichtung aber nicht geschäftsführungs- und vertretungsbefugt (sondern zB bloß ein beratendes Gremium der Vereinsältesten), ist es ungeachtet der für manche irreführend wirkenden Bezeichnung kein Leitungsorgan.

Wer Vorstandsmitglied werden kann

Der Gesetgeber stellt bloß eine Anforderung an Mitglieder des Leitungsorgans: Es müssen natürliche Personen sein, während etwa Managementgesellschaften nicht als Mitglieder des Leitungsorgans bestellt werden können.

Weitergehende Voraussetzungen kennt das VerG nicht, jedoch eine wesentliche Einschränkung: Wer ein Aufsichtsamt ausübt, kann nicht zugleich dem Leitungsorgan angehören, das beaufsichtigt wird. Rechnungsprüfer müssen deshalb unabhängig und unbefangen sein und dürfen keinem Organ angehören, dessen Tätigkeit Gegenstand ihrer Prüfung ist, mit Ausnahme der Mitgliederversammlung(§ 5 Abs 5 iVm Abs 4 VerG). Die gleichzeitige Funktion als Vorstandsmitglied und Rechnungsprüfer oder Aufsichtsrat ist damit ausgeschlossen.

Ob die Vereinsmitgliedschaft Voraussetzung für eine Vorstandsfunktion ist, bestimmen die Statuten. Häufig sehen diese vor, dass nur ordentliche Mitglieder zum geschäftsführungs- und vertretungsbefugten Organwalter gewählt werden können. Fachliche Mindestqualifikationen verlangt das Gesetz nicht; Statuten können solche aber vorsehen, etwa ein Mindestalter, eine bestimmte Ausbildung oder Berufserfahrung. Wer sich einer Funktion nicht gewachsen fühlt, sollte die Bestellung dennoch nicht annehmen: Mit Geschäftsführung und Vertretung ist eine persönliche Haftung verbunden.

Bestellung, Funktionsperiode und Kooptierung

In der Regel wählt die Mitgliederversammlung die Vorstandsmitglieder (§ 3 Abs 2 Z 8 VerG). Mangels abweichender Statutenregelung genügt eine einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Die Statuten können ein anderes Organ mit der Bestellung betrauen, was in der Praxis jedoch bloß selten vorkommt – die Mitglieder wollen ihren Einfluss auf die Geschäftsführung üblicherweise nicht freiwillig abgeben.

Eine bestimmte Funktionsperiode schreibt das Gesetz nicht vor. Eine Beschränkung der Wiederwahl kennt das Gesetz ebenfalls nicht; Statuten können sie zulassen, zahlenmäßig begrenzen oder ganz ausschließen.

Kooptierung bezeichnet die Selbstergänzung des Vorstands, also die Aufnahme neuer Mitglieder durch das Organ selbst. Sie kommt typischerweise zum Einsatz, wenn ein Mitglied zwischen zwei Mitgliederversammlungen ausscheidet und die Handlungsfähigkeit des Leitungsorgans ohne Nachbesetzung gefährdet wäre. Das VereinsG sieht die Möglichkeit einer Kooptierung zwar nicht ausdrücklich vor, schließt sie aber auch nicht aus, weshalb sie bei entsprechender Statutengrundlage für zulässig erachtet wird.

Geschäftsführung und Vertretung: Was der Vorstand nach innen und nach außen darf

Geschäftsführung und Vertretung - ein und dasselbe?

Geschäftsführung und Vertretung sind verwandte, aber nicht deckungsgleiche Aufgaben. Der Begriff der Geschäftsführung umfasst alle internen Leitungs- und Steuerungstätigkeiten, etwa die Planung und Koordination der Vereinstätigkeit, die Entscheidungsfindung im Innenverhältnis und die Umsetzung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung. Der Terminus der Vertretung bezeichnet hingegen die Abgabe und Entgegennahme rechtserheblicher Erklärungen im Namen des Vereins gegenüber Dritten, etwa durch Abschluss von Verträgen. Jede Vertretungshandlung ist zugleich Geschäftsführungshandlung, umgekehrt gilt das aber nicht.

Die Unterscheidung zwischen Geschäftsführung und Vertretung ist nicht rein theoretisch interessant, sondern für die Gestaltung der Statuten praktisch bedeutsam: Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnis können auf verschiedene Organe aufgeteilt werden, was zwingend voraussetzt, dass die beiden Kompetenzen nicht wortident sind.

Das Vier-Augen-Prinzip

Der Gesetzgeber will mit der Mindestzahl von zwei Vorstandsmitgliedern verhindern, dass eine einzige Person unkontrolliert über die Geschäfte des Vereins verfügt. Absolut gilt dieses Prinzip aber nicht: Es ist nicht zwingend erforderlich, dass alle Handlungen der Mitwirkung beider Mitglieder bedürfen. Es genügt, dass das Organ insgesamt aus mindestens zwei Personen besteht, auch wenn einem oder beiden Alleinvertretungsbefugnis zukommt. Dem jeweils nicht handelnden Mitglied kommen dann Überwachungspflichten zu.

In der Praxis konkretisieren Statuten das Prinzip durch gemeinsame Vertretungsbefugnis für bestimmte Rechtsgeschäfte, durch Gegenzeichnungsrechte bei Zahlungsanweisungen und Verträgen oder durch Informations- und Abstimmungspflichten innerhalb des Vorstands. Verbreitet ist auch eine betragsmäßige Grenze, bis zu der der Kassier allein zeichnungsberechtigt ist, während höhere Ausgaben die Mitzeichnung des Obmanns erfordern.

Ressortverteilung und Mitverantwortung

Die Zuweisung bestimmter Aufgaben an bestimmte Vorstandsmitglieder ist möglich und vermag die Haftung der jeweils nicht zuständigen Mitglieder zu mindern, aber nicht gänzlich zu beseitigen. Jedes Mitglied bleibt verpflichtet, sich über die Vorgänge in anderen Ressorts in Grundzügen zu informieren und bei Anzeichen von Mängeln einzuschreiten.

Wie interne Beschränkungen nach außen wirken

Die organschaftliche Vertretungsbefugnis ist Dritten gegenüber grundsätzlich unbeschränkt (§ 6 Abs 3 VerG). Interne Beschränkungen wirken deshalb nur im Innenverhältnis. Der Verein kann sich gegenüber einem Vertragspartner in der Regel nicht darauf berufen, dass ein vertretungsbefugter Organwalter interne Zustimmungserfordernisse überschritten hat. Davon bestehen zwei Ausnahmen: Kannte der Dritte die interne Beschränkung oder musste er sie kennen, ist er nicht schutzwürdig. Dasselbe gilt erst recht, wenn er kollusiv mit dem Organmitglied zum Nachteil des Vereins zusammengewirkt hat.

Praktisch bedeutet das: Selbst wenn ein Vorstandsmitglied interne Vorgaben missachtet, kann der von ihm abgeschlossene Vertrag den Verein wirksam verpflichten. Der Verein ist dann gebunden und kann sich intern am statutenwidrig handelnden Organmitglied schadlos halten.

Insichgeschäfte: Wenn der Vorstand mit sich selbst kontrahiert

Ein Insichgeschäft liegt vor, wenn dieselbe Person auf beiden Seiten eines Rechtsgeschäfts steht – etwa wenn der Obmann im Namen des Vereins einen Vertrag mit sich selbst als Privatperson oder mit einer von ihm beherrschten Gesellschaft abschließt. Solche Geschäfte begründen typischerweise einen Interessenkonflikt und sind bereits nach allgemeinem bürgerlichen Recht unzulässig, sofern sie nicht ausdrücklich gestattet sind oder im Einzelfall keine Benachteiligungsgefahr besteht. Das Vereinsgesetz verlangt zusätzlich, dass Geschäfte eines organschaftlichen Vertreters mit dem Verein – im eigenen Namen oder als Vertreter eines anderen – der Zustimmung eines anderen vertretungs- oder geschäftsführungsbefugten Organwalters bedürfen (§ 6 Abs 4 VerG).

Die Rollen im Vorstand: Obmann, Kassier und Schriftführer

Das VereinsG schreibt keine Funktionsbezeichnungen oder Rollenverteilungen innerhalb des Leitungsorgans vor, weslhab Statuten die innere Struktur des Leitungsorgans frei gestalten können. In der österreichischen Vereinspraxis haben sich drei Kernrollen etabliert:

Der Obmann (manchmal auch als "Vorsitzender" oder "Präsident" bezeichnet) ist typischerweise das leitende Vorstandsmitglied. Er vertritt zumeist den Verein nach außen, koordiniert die Vorstandstätigkeit, beruft Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen ein und führt in beiden den Vorsitz. Manche Statuten räumen ihm ein Dirimierungsrecht ein, sodass bei Stimmengleichheit seine Stimme den Ausschlag gibt, oder eine Eilkompetenz, bei Gefahr im Verzug vorläufig allein zu entscheiden und die Entscheidung nachträglich genehmigen zu lassen. 

Der Kassier verantwortet die Finanzen, etwa die Verwaltung von Handkassa und Bankkonten, die Erstellung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und eines Budgetvorschlags, die Begleichung fälliger Verbindlichkeiten und die Überwachung des Eingangs der Mitgliedsbeiträge samt allfälliger Betreibungsmaßnahmen.

Der Schriftführer übernimmt regelmäßig administrative Aufgaben wie den Posteingang und -ausgang, die Protokollführung in Vorstandssitzungen und in der Mitgliederversammlung, die Führung des Mitgliederverzeichnisses und die Aufbewahrung von Statuten, Protokollen und Verträgen.

Je nach Größe des Vereins sind auch weitere Rollen innerhalb des Leitungsorgans möglich, etwa Pressesprecher oder Fachreferenten.

Der Sorgfaltsmaßstab des Vorstands

Vorstandsmitglieder haben ihre Aufgaben mit der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Vorstandsmitglieds wahrzunehmen. Der Maßstab ist objektiv: Entscheidend ist, wie eine eine sorgfältige, pflichtbewusste Person in vergleichbarer Position handeln würde. Diesem Bild wird das tatsächliche Verhalten eines konkreten Vorstandsmitglieds gegenübergestellt.

Der Maßstab ist zudem beweglich. Für den Vorstand eines Vereins mit umfangreicher Tätigkeit gelten strengere Anforderungen als für den örtlichen Heimatkundeverein. Bei großen Vereinen mit entsprechenden Wirtschaftsbetrieben nähert sich der Sorgfaltsmaßstab nach der Rechtsprechung jenem eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters in Kapitalgesellschaften an (§§ 84 Abs 1 AktG, 25 Abs 1 GmbHG).

Vorstandssitzungen, Beschlüsse und Blockaden

Wie oft der Vorstand tagen muss

Eine Mindesthäufigkeit an Vorstandssitzungen schreibt das VereinsG nicht vor, Statuten können aber dazu Vorgaben treffen. Schweigen sie, gilt die allgemeine Pflicht zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung als Maßstab: Es sind so häufige und viele Sitzungen abzuhalten, wie es Struktur und Tätigkeit des Vereins erfordern. Bei kleinen Vereinen mit punktueller Tätigkeit kann das ein Quartalsrhythmus sein, bei Vereinen mit laufendem Betrieb eher ein monatlicher oder gar noch häufigerer. 

Einberufung und Sitzungsform

Die Einberufung einer Vorstandssitzung obliegt typischerweise dem Obmann oder der Obfrau. Fehlt eine Statutenregelung, kann jedes Vorstandsmitglied von der Obfrau oder dem Obmann die Einberufung verlangen; für den Fall der grundlosen Verweigerung können Statuten den Übergang des Einberufungsrechts auf den Stellvertreter vorsehen.

Entscheidend für die Beschlussfähigkeit ist, dass alle Mitglieder ordnungsgemäß geladen wurden. Beschlüsse, die in Abwesenheit nicht ordnungsgemäß geladener Mitglieder gefasst werden, sind anfechtungsgefährdet, und zwar auch dann, wenn die Anwesenden das abwesende Mitglied ohnehin hätten überstimmen können. Das Recht, gehört zu werden, geht dem Abstimmungsergebnis voraus.

Sitzungen können als Präsenzsitzung stattfinden oder – sofern die Statuten das erlauben – als Video- oder Telefonkonferenz. Umlaufbeschlüsse ohne jede Zusammenkunft sind praktisch, ohne ausdrückliche Statutenermächtigung aber nicht zulässig. Wer dem Vorstand diese Flexibilität geben will, muss sie in den Statuten eröffnen.

Beschlussfähigkeit und Mehrheiten

Beschlussfähigkeit und Quorum sind in den Statuten zu regeln. Fehlt eine Regelung, beschließt das Leitungsorgan im Zweifel mit einfacher Mehrheit (§ 6 Abs 1 VerG). In der Praxis sehen Statuten häufig vor, dass der Vorstand bei Anwesenheit mindestens der Hälfte seiner Mitglieder beschlussfähig ist und mit einfacher Mehrheit der Anwesenden entscheidet; für besonders wichtige Entscheidungen wird regelmäßig eine qualifizierte Mehrheit oder Einstimmigkeit verlangt. Stimmenthaltungen werden üblicherweise weder als Ja- noch als Nein-Stimme gewertet, sofern die Statuten nichts anderes anordnen.

Protokolle

Eine Protokollierungspflicht kennt das VereinsG nicht. Aus den allgemeinen Sorgfalts- und Rechenschaftspflichten folgt dennoch die klare Empfehlung. Ein Protokoll sollte zumindest Datum, Ort und Zeit, die anwesenden Mitglieder, die Tagesordnung den Wortlaut der gefassten Beschlüsse samt dem Abstimmungsergebnis enthalten und vom Protokollführer oder der Protokollführerin, bestenfalls von allen anwesenden Vorstandsmitgliedern, unterzeichnet sein.

Der Wert zeigt sich im Streitfall: Protokolle belegen nicht nur, welche Entscheidungen getroffen wurden, sondern optimalenfalls auch, dass sich der Vorstand mit einer Materie überhaupt auseinandergesetzt und Problemfelder erkannt hat. Umgekehrt machen sie auch sichtbar, wer für und wer gegen ein Vorhaben gestimmt hat, das sich möglicherweise in späterer Folge als nachteilig erwiesen hat.

Wenn der Vorstand blockiert ist

Eine Patt-Situation entsteht, wenn sich die Stimmen gleichmäßig auf zwei Lager verteilen. Besonders anfällig sind Vorstände mit gerader Mitgliederzahl (etwa der gesetzliche Normalfall des Zweier-Vorstands); aber auch bei ungerader Zahl kann ein Patt entstehen, wenn nicht alle Mitglieder teilnehmen. Vollständig vermeiden lässt sich das nicht, vorbeugen aber schon: durch eine ungerade Mitgliederzahl, durch ein Dirimierungsrecht des Obmanns oder durch ein statutarisch verankertes Weisungsrecht der Mitgliederversammlung.

Wird der Vorstand beschlussunfähig – etwa durch Rücktritte, Erkrankung oder Unfälle –, droht die Handlungsunfähigkeit des gesamten Vereins. Diskutiert wird, ob die verbleibenden Mitglieder ausnahmsweise eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen dürfen, deren alleiniger Zweck die Neubestellung ist; gesetzlich gedeckt ist das nicht, eine Klärung durch die Rechtsprechung bleibt abzuwarten. Jedenfalls kann in einer solchen Notlage ein Zehntel der Mitglieder die Einberufung der Mitgliederversammlung verlangen oder selbst einberufen. Kommt auch das nicht zustande und droht ernster Schaden, kann die Vereinsbehörde auf Antrag eines Mitglieds oder einer sonstigen interessierten Person einen Kurator bestellen (§ 23 VerG).

Rechtsschutz gegen mangelhafte Vorstandsbeschlüsse

Beschlüsse können inhaltlich mangelhaft sein, wenn sie gegen Gesetz oder Statuten verstoßen, oder formell, wenn Verfahrensvorschriften verletzt wurden. Anfechten können andere Vorstandsmitglieder sowie in ihren Rechten beeinträchtigte Vereinsmitglieder. Zuständig ist die vereinsinterne Schlichtungseinrichtung, sofern die Statuten keine andere Zuständigkeit vorsehen. Es gilt eine einjährige Frist ab Beschlussfassung; verstreicht sie, bleiben einfach gesetz- oder statutenwidrige Beschlüsse gültig (§ 7 VerG). Nur absolut nichtige Beschlüsse sind davon ausgenommen.