Mitarbeit im Verein. Ehrensache.

Formen der Mitarbeit im Verein

In einem Verein lässt sich auf drei grundsätzlich verschiedene Arten tätig werden, und diese Unterscheidung ist keineswegs rein akademischer Natur: Ehrenamtliche Mitarbeiter engagieren sich unentgeltlich oder gegen eine bloße Aufwandsentschädigung und erbringen ihre Leistungen aus ideeller Verbundenheit mit dem Vereinszweck. Mitglieder können darüber hinaus im Rahmen satzungsgemäßer Mitgliedspflichten tätig werden. Und schließlich gibt es die bezahlten Mitarbeiter, die auf Grundlage eines Dienst-, freien Dienst- oder Werkvertrags für den Verein arbeiten. Von welcher dieser drei Kategorien man ausgeht, entscheidet darüber, welche arbeits-, abgaben- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen eintreten – und genau deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf die Abgrenzung.

Ehrenamtliche Mitarbeit

Freiwilligkeit und Unentgeltlichkeit

Ehrenamtliche Tätigkeit ist für die meisten Mitwirkenden eine Ehrensache: eine freiwillige, unentgeltliche oder nur mit einer Aufwandsentschädigung verbundene Tätigkeit, die aus ideellen und nicht aus eigennützig-wirtschaftlichen Motiven für den Verein erbracht wird. Wer ehrenamtlich mitarbeitet, steht in aller Regel gerade nicht in einem Arbeitsverhältnis zum Verein, zumal es typischerweise an persönlicher Abhängigkeit und an Entgeltlichkeit fehlt. Das entscheidende Abgrenzungsmerkmal ist die fehlende Fremdbestimmung: Wer seine Arbeit eigenverantwortlich und ohne Weisungsgebundenheit erbringt und sich dabei im statutenmäßigen Wirkungskreis des Vereins bewegt, handelt als ehrenamtlicher Mitarbeiter und nicht als Dienstnehmer. Der Pfadfinderführer, der ein Jugendcamp eigenverantwortlich leitet, oder der Zeugwart eines Sportvereins, der ohne Weisungen tätig ist und lediglich seine Fahrtkosten ersetzt bekommt, sind typische Beispiele.

In der Praxis ist die Grenze zwischen Ehrenamt, freiem Dienstverhältnis und Arbeitsverhältnis allerdings nicht immer scharf zu ziehen. Für ein Arbeitsverhältnis spricht, wenn jemand hinsichtlich Arbeitszeit, Arbeitsort und Arbeitsweise weisungsgebunden ist, in die Betriebsorganisation eingegliedert wird, seine Leistung persönlich und ohne Vertretungsmöglichkeit erbringen muss, wirtschaftlich vom Verein abhängig ist und von diesem kontrolliert wird. Für ehrenamtliche Tätigkeit spricht umgekehrt eine eigenverantwortliche, weisungsfreie und unentgeltliche Leistungserbringung, die sich als Ausfluss der Vereinsmitgliedschaft darstellt. Maßgeblich ist dabei nie ein einzelnes Kriterium, sondern die Gesamtbetrachtung: Es kommt darauf an, welche Merkmale in der Summe überwiegen.

Gerade darin liegt für Vereine ein erhebliches Risiko. Wird ein faktisch bestehendes Arbeitsverhältnis als Ehrenamt bezeichnet, spricht man von einem „verdeckten“ Dienstverhältnis, dessen Aufdeckung durch Abgabenbehörden und Sozialversicherungen teuer werden kann. Die Folgen reichen von der rückwirkenden Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuer über Verwaltungsstrafen bis hin zu arbeitsrechtlichen Ansprüchen der betroffenen Person auf Entlohnung, Urlaub und Abfertigung.

Solange ein echtes Ehrenamt vorliegt, hat der ehrenamtliche Mitarbeiter gegenüber dem Verein keinen arbeitsrechtlichen Anspruch auf Entlohnung, Urlaubsgeld, Abfertigung oder Kündigungsschutz; umgekehrt kann er seine Mitarbeit jederzeit beenden, weil sie freiwillig, unentgeltlich und weisungsfrei erfolgt. Ganz ohne Pflichten steht der Verein aber auch hier nicht da; ihn trifft jedenfalls eine Fürsorgepflicht. Er muss ehrenamtliche Mitarbeiter bspw über einzuhaltende rechtliche Auflagen informieren, ihnen geeignetes Material zur Verfügung stellen und, soweit erforderlich oder zweckmäßig, für eine ordentliche Einschulung sorgen. Verletzt er diese Pflichten, kann er dem Ehrenamtlichen gegenüber haftbar werden.

Vergütung ehrenamtlicher Tätigkeit: Das Freiwilligenpauschale

Ehrenamtliche Mitarbeit schließt eine bescheidene finanzielle Entschädigung (→ Die Finanzierung des Vereins) nicht aus, sehr wohl aber echte Entgeltlichkeit. Das Steuerrecht kennt dafür das Institut des Freiwilligenpauschales, das entsprechende Zuwendungen eines Vereins an seine ehrenamtlichen Mitarbeiter unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei stellt (§ 3 Abs 1 Z 42 EStG 1988). Es steht allerdings nur Personen zu, die nicht in einem Dienstverhältnis tätig sind und deren Tätigkeit dem ideellen Bereich oder einem steuerbegünstigten Geschäftsbetrieb des Vereins zugeordnet werden kann.

Das Gesetz unterscheidet zwei Varianten. Das „kleine“ Freiwilligenpauschale gilt für die meisten ehrenamtlichen Tätigkeiten und beträgt bis zu 30 Euro pro Einsatztag, höchstens aber 1.000 Euro pro Kalenderjahr und Mitarbeiter. Das „große“ Freiwilligenpauschale ist für besondere Tätigkeiten wie Sozialdienstleistungen, Katastrophenschutz oder die Funktion als Ausbildner und Übungsleiter vorgesehen und beläuft sich auf bis zu 50 Euro pro Einsatztag und maximal 3.000 Euro pro Kalenderjahr und Mitarbeiter. Wichtig ist, dass dieses Pauschale die Tätigkeit gesamthaft abgilt: Zusätzliche Spesen- oder Kostenersätze stehen daneben nicht zu, und werden sie dennoch ausbezahlt, rechnet man sie auf das Pauschale an. Auf die Einhaltung der Höchstsätze ist daher besonders zu achten.

Der Verein hat über die Anzahl der Einsatztage, die Art der Tätigkeit und die ausbezahlten Beträge Aufzeichnungen (→ Datenschutz im Verein) zu führen. Übersteigen die ausgezahlten Beträge die genannten Höchstgrenzen, sind sie bis Ende Februar des Folgejahres dem zuständigen Finanzamt zu melden. Anders als im Einkommensteuerrecht fehlt für Freiwilligenpauschalen eine ausdrückliche Befreiung von der Sozialversicherungspflicht; nach bisheriger Verwaltungspraxis kommt es darauf an, ob echte ehrenamtliche Tätigkeit vorliegt – ist das der Fall, löst das Pauschale keine Sozialversicherungspflicht aus. Vor der Auszahlung empfiehlt sich dennoch eine Rücksprache mit dem Steuerberater oder Lohnverrechner.

Haftung und Versicherung ehrenamtlicher Mitarbeiter

Echte ehrenamtliche Tätigkeit unterliegt keiner Sozialversicherungspflicht nach dem ASVG, weil eine solche ein entgeltliches Beschäftigungsverhältnis voraussetzt, an dem es hier gerade fehlt. Auch der Bezug eines Freiwilligenpauschales begründet keine Entgeltlichkeit im sozialversicherungsrechtlichen Sinn. Manche Bundesländer bieten allerdings Förderungen an, durch die bestimmte freiwillige Tätigkeiten in Vereinen einen Versicherungsschutz, meist eine Unfall- und/oder Haftpflichtversicherung, genießen.

Beim Thema der Haftung (→ Haftung im Verein) wirkt sich die Unentgeltlichkeit des ehrenamtlich Tätigen für diesen positiv aus. Eine Person, die unentgeltlich für den Verein tätig ist, haftet diesem gegenüber grundsätzlich nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, nicht schon bei leichter Fahrlässigkeit (§ 24 Abs 1 VerG); als unentgeltlich gilt die Tätigkeit auch dann noch, wenn Spesen oder das Freiwilligenpauschale in den zulässigen Grenzen fließen. Verursacht ein ehrenamtlicher Mitarbeiter einen Schaden bei einem Dritten, haftet nach außen zunächst der Verein, und dem Mitarbeiter steht gegen den Verein ein Freistellungsanspruch zu, es sei denn, er hat den Schaden vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt.

Weil eine gute Dokumentation im behördlichen Prüfverfahren vor unerwünschten abgaben- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen schützen kann, sollten die Statuten klar festhalten, welche Tätigkeiten typischerweise als ehrenamtliche Mitgliedspflicht oder freiwilliges Engagement erbracht werden sollen. Eine fundierte Statutengrundlage signalisiert dem Prüfer, dass keine Umgehungskonstruktion vorliegt. Für Personen, die ein Freiwilligenpauschale erhalten, sind die erwähnten Aufzeichnungen ohnehin vorgeschrieben, und darüber hinaus empfiehlt sich eine schriftliche Vereinbarung über die ehrenamtliche Tätigkeit, die deren Art, die fehlende Weisungsgebundenheit, die jederzeitige Beendigungsmöglichkeit und die Unentgeltlichkeit festhält. Vorgeschrieben ist sie nicht, im Streitfall aber ein wertvolles Beweismittel.

Mitarbeit als Mitgliedspflicht

Neben dem klassischen Ehrenamt kennt das Vereinsleben die organisierte Mitarbeit von Mitgliedern in Erfüllung statutarischer Pflichten. Konkrete Mitwirkungspflichten schreibt das Gesetz zwar nicht vor, doch können sie sich aus den Statuten ergeben: etwa die Pflicht, an der Erhaltung von Vereinsanlagen oder jährlich für eine bestimmte Stundenanzahl bei Vereinsveranstaltungen mitzuwirken. Solche Pflichten begründen nach der Rechtsprechung kein Arbeitsverhältnis, weil ein Mitglied, das seine mitgliedschaftlichen Pflichten erfüllt, nicht fremdnützig im arbeitsrechtlichen Sinn tätig wird.

Vom freiwilligen Engagement unterscheidet sich die mitgliedschaftliche Mitwirkung dadurch, ob die Tätigkeit auf einer statutarischen Verpflichtung oder auf freier Entscheidung beruht: Der Ehrenamtliche lebt den Vereinszweck aus Überzeugung, das mitwirkungspflichtige Mitglied handelt, weil eine Satzungsregel es dazu anhält. In der Praxis sind die Übergänge freilich fließend.

Ebenso bedeutsam ist die Grenze zum Arbeitsverhältnis. Dass der Verein eine Tätigkeit organisiert, Dienste einteilt oder ihre ordnungsgemäße Erfüllung kontrolliert, macht aus einer Mitwirkungspflicht noch kein Dienstverhältnis, denn ein gewisses Maß an Koordination ist bei gemeinschaftlichen Vereinstätigkeiten unvermeidlich. Entscheidend ist vielmehr, ob die Tätigkeit noch als Ausfluss der Mitgliedschaft (→ Vereinsmitgliedschaft) und der gemeinsamen Zweckverfolgung erscheint oder ob das Mitglied dem Verein in persönlicher Abhängigkeit seine Arbeitskraft zur Verfügung stellt. Für eine bloße Mitgliedschaftspflicht spricht, dass sie in den Statuten oder darauf beruhenden Beschlüssen verankert ist, alle vergleichbaren Mitglieder gleichermaßen trifft, im ideellen Vereinszweck wurzelt, grundsätzlich unentgeltlich erbracht wird und das Mitglied weiterhin gleichrangig an der Willensbildung des Vereins teilnimmt. Je stärker diese mitgliedschaftliche Gleichordnung erhalten bleibt, desto eher liegt eine vereinsrechtliche Pflicht vor; je mehr dagegen persönliche Arbeitspflicht, feste Arbeitszeiten, laufende Weisungen, Entgelt oder Sanktionen bei Schlechtleistung in den Vordergrund treten, desto näher rückt ein Arbeitsverhältnis oder zumindest ein dienstnehmerähnliches Verhältnis.

Bezahlte Mitarbeit

Überblick

Zum Dienstverhältnis wird Mitarbeit dann, wenn jemand seine Arbeitsleistung in persönlicher Abhängigkeit für den Verein erbringt, also der Verein bestimmt, wann, wo und wie gearbeitet wird, und die tätige Person in die betriebliche Organisation des Vereins tiefgreifend eingegliedert ist. Auch hier gilt nach der Rechtsprechung, dass nicht ein einzelnes Merkmal entscheidet, sondern das Überwiegen der Elemente in Richtung persönlicher Abhängigkeit, und dass die von den Parteien gewählte Bezeichnung unerheblich ist.

Für die bezahlte Mitarbeit stehen drei Vertragstypen zur Verfügung, die sich vor allem im Grad der persönlichen Abhängigkeit und in der Art der geschuldeten Leistung unterscheiden.

Dienstvertrag

Beim echten Dienstvertrag ist der Dienstnehmer weisungsgebunden, in die Vereinsorganisation eingegliedert und schuldet Bemühen, keinen Erfolg; es gelten das gesamte Arbeitsrecht samt Urlaubs- und Arbeitszeitgesetz und gegebenenfalls Kollektivverträge, und der Dienstnehmer ist nach dem ASVG vollversichert.

Freier Dienstvertrag

Beim freien Dienstvertrag werden ebenfalls laufende Dienstleistungen erbracht, jedoch ohne oder mit nur abgeschwächter persönlicher Abhängigkeit; für ihn sprechen eine fehlende Eingliederung in die Organisation sowie freie Zeiteinteilung.

Werkvertrag

Beim Werkvertrag schließlich schuldet die beauftragte Person kein laufendes Bemühen, sondern ein bestimmtes Ergebnis – das Werk –, das sie eigenverantwortlich, mit eigenen Mitteln und auf eigenes Risiko erbringt. Sie ist nicht in die Vereinsorganisation eingebunden und kann sich grundsätzlich vertreten lassen, und der Verein muss weder Abgaben noch Sozialversicherungsbeiträge einbehalten.

Der freie Dienstvertrag und der Werkvertrag ähneln einander auf den ersten Blick, unterscheiden sich aber in zwei Punkten. Der eine ist die Art der Leistung: Der Werkunternehmer schuldet ein konkret definiertes Ergebnis, der freie Dienstnehmer laufende Bemühungen. Der andere ist die intendierte Dauer: Der Werkvertrag ist auf ein einzelnes Ergebnis gerichtet und endet mit dessen Ablieferung, während beim freien Dienstvertrag die Kontinuität der Leistungserbringung im Vordergrund steht.

Doppelfunktionen als Sonderfälle

Ob ein Organwalter zugleich Dienstnehmer seines Vereins sein kann, hängt maßgeblich von der Weisungsbindung ab, die einen echten Dienstvertrag kennzeichnet. In der Minimalvariante eines Vereins, in dem zwei Personen zugleich die einzigen Mitglieder und die einzigen Mitglieder des Leitungsorgans (→ Leitungsorgan) sind, besteht faktisch keine solche Weisungsbindung; selbst wenn die Statuten formal ein weitreichendes Weisungsrecht der Mitgliederversammlung vorsähen, könnte doch jedes Leitungsorganmitglied in seiner Eigenschaft als Vereinsmitglied jeden entsprechenden Beschluss blockieren. Soll ein Mitglied des Leitungsorgans entgeltlich beschäftigt werden, kann sich zudem das Problem eines Insichgeschäfts stellen, wenn dieselbe Person beim Vertragsabschluss zugleich als Dienst- oder Werknehmer und als Vertreter des Vereins auftritt; ein drohendes Insichgeschäft erfordert die Mitwirkung eines anderen vertretungsbefugten Organwalters.

Auch ein einfaches Vereinsmitglied kann zugleich Dienstnehmer desselben Vereins sein. Die Rechtsprechung verlangt dafür zweierlei: Es muss dem beiderseitigen Willen der Parteien entsprechen, und die beiden Tätigkeiten müssen objektiv trennbar sein. Zur klaren Sphärentrennung empfiehlt sich eine schriftliche Vereinbarung darüber, wann und wo das Mitglied als Dienstnehmer zu leisten hat. 

Abgabenrechtliche Aspekte

Lohnnebenkosten

Beschäftigt ein Verein Dienstnehmer, ist er Arbeitgeber wie jeder andere: Er hat Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen, Sozialversicherungsbeiträge zu leisten sowie den Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds und den Zuschlag dazu zu entrichten. Für angestellte Funktionäre – etwa einen bezahlten Obmann – gelten keine Sonderbefreiungen; ihre Bezüge sind wie die anderer Arbeitnehmer zu behandeln.

Die Kommunalsteuer trifft jeden Unternehmer, der Dienstnehmer beschäftigt und eine inländische Betriebsstätte unterhält. Hier lauert eine Falle, die überrascht: Die Befreiung gilt nicht für alle begünstigten Vereine, sondern nur für solche, die mildtätigen Zwecken dienen oder gemeinnützigen Zwecken auf dem Gebiet der Gesundheitspflege sowie der Kinder-, Jugend-, Familien-, Kranken-, Behinderten- und Altenfürsorge (§ 8 Z 2 KommStG). Immerhin wirkt die Befreiung körperschaftsbezogen, nicht betriebsbezogen – erfüllt der Verein als Ganzes die Voraussetzungen, profitieren auch seine Hilfsbetriebe. Ein mildtätiger Verein mit einer Tagesstätte für Menschen mit Behinderung ist also befreit; ein Kunstverein, der Mitarbeiter anstellt, ist es nicht, obwohl künstlerische Förderung gemeinnützig ist. Kunst-, Kultur- und Sportvereine unterliegen der Kommunalsteuer.

Angemessenheit von Vergütungen

Überhöhte Vergütungen an Funktionäre sind in mehrfacher Hinsicht gefährlich. Für jeden Verein gilt, dass Vereinsvermögen nicht an Mitglieder ausgekehrt werden darf – was gefährdet ist, wenn ein Mitglied, das zugleich Organwalter ist, ein nicht fremdübliches Entgelt erhält; zudem verletzt das Leitungsorgan seine Sorgfaltspflicht. Für begünstigte Vereine kommt hinzu, dass sie niemanden durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigen dürfen (§ 39 Z 4 BAO) – überhöhte Bezüge gefährden die gesamte Begünstigung. Zur Beurteilung der Fremdüblichkeit hilft zuerst ein Blick in anwendbare Kollektivverträge und deren Lohntabellen, sonst ein Branchenvergleich, für den Steuerberater mit vergleichbaren Klienten eine gute Quelle sind. Unternehmerisch begründbare Abweichungen vom Durchschnitt sind haltbar.

Freiwilligenpauschale

Das Freiwilligenpauschale erlaubt begünstigten Körperschaften seit 2024, bestimmte Zahlungen an ehrenamtlich Tätige steuerfrei zu leisten (§ 3 Abs 1 Z 42 EStG). Das kleine Pauschale beträgt höchstens 30 Euro pro Einsatztag und 1.000 Euro pro Kalenderjahr und gilt für allgemeine ehrenamtliche Tätigkeiten; das große beträgt höchstens 50 Euro pro Einsatztag und 3.000 Euro pro Jahr und gilt für Tätigkeiten im Bereich Mildtätigkeit, Gesundheitspflege und Fürsorge, für Katastrophenhilfe sowie für Ausbildner und Übungsleiter.

Beide Pauschalen setzen voraus, dass die Zahlung freiwillig erfolgt und die Tätigkeit den ideellen Bereich oder einen begünstigten Hilfsbetrieb betrifft. Bezieht die Person von derselben Körperschaft schon steuerpflichtige Einkünfte, steht das Pauschale nur zu, wenn sich die bezahlte Tätigkeit hinsichtlich der erforderlichen Qualifikation wesentlich von der ehrenamtlichen unterscheidet – sonst wäre es ein Weg, Gehaltsbestandteile steuerfrei auszuzahlen. Die angestellte Chorleiterin, die an Hochfesten zusätzliche Proben leitet, erhält daher kein Pauschale; wäre sie angestellt nur für Administration zuständig und ehrenamtlich Übungsleiterin, sähe es anders aus.

Reiseaufwandsentschädigung

Die pauschale Reiseaufwandsentschädigung steht begünstigten Sportvereinen offen, deren satzungsmäßiger Zweck die Ausübung oder Förderung des Körpersports ist: 120 Euro pro Einsatztag, höchstens 720 Euro pro Kalendermonat, steuerfrei. Erfasst sind Trainer, Lehrwarte, Masseure, Sportärzte, Übungsleiter, Vorturner und Zeugwarte – nicht reine Vereinsfunktionäre und technische Hilfsdienste. Reiseaufwandsentschädigung und Freiwilligenpauschale schließen einander aus.