Die Einnahmen- und Ausgabenrechnung eines kleinen Vereins sollte alle Einnahmen und Ausgaben des Rechnungsjahrs vollständig umfassen; ergänzt wird sie durch eine Vermögensübersicht, die Bargeld, Bankguthaben, Forderungen und Schulden zum Stichtag ausweist. Die Rechnung zeigt somit, welches Geld im Jahr tatsächlich geflossen ist, die Vermögensübersicht, was der Verein am Ende besitzt und schuldet. Erst zusammen machen sie die Finanzlage erkennbar, wie es § 21 Abs 1 VerG verlangt.
Zum Autor: Von Mag. Dorian Schmelz, Rechtsanwalt in Wien mit Schwerpunkt Vereinsrecht und Gemeinnützigkeitsrecht // Stand: 19.9.2026
Die Pflicht trifft das Leitungsorgan, also den Vorstand; erledigt wird die Arbeit meist vom Kassier. Das Leitungsorgan muss ein Rechnungswesen einrichten, das den Anforderungen des Vereins entspricht, die Einnahmen und Ausgaben laufend aufzeichnen und daraus zum Ende des Rechnungsjahrs eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung samt Vermögensübersicht erstellen. Für Vereine unter den Schwellen des § 22 VerG ist das zugleich das gesetzliche Mindestmaß; die Grenzen selbst erläutert der Beitrag über die Größenklassen. Bis wann die Rechnung stehen muss, ist eine eigene Frage der Fristen. Beim Inhalt verlangt das Gesetz nicht mehr, aber auch nicht weniger: Am Ende muss die Finanzlage rechtzeitig und hinreichend erkennbar sein.
Die Einnahmen- und Ausgabenrechnung folgt dem Zufluss-Abfluss-Prinzip: Eine Einnahme zählt, wenn das Geld eingeht, eine Ausgabe, wenn es den Verein verlässt. Eine im Dezember gelieferte, aber erst im Jänner bezahlte Rechnung erscheint daher im neuen Jahr. Nicht jeder Geldfluss ist eine Einnahme oder Ausgabe: Ein gewährtes oder zurückgezahltes Darlehen gehört nach der Fachliteratur nicht in die Rechnung; offene Darlehen erscheinen als Forderung oder Schuld in der Vermögensübersicht. Wer zusätzlich Abschreibungen ansetzt, verlässt das reine Zahlungsprinzip; das Fachgutachten KFS/RL 19 empfiehlt dann, von einer „adaptierten“ Rechnung zu sprechen. Die Schwäche des Prinzips liegt auf der Hand: Offene Rechnungen und Schulden bleiben unsichtbar.
Eine Gliederung schreibt das Vereinsgesetz nicht vor. Das Rechnungswesen soll aber zumindest in groben Zügen die Struktur des Vereins abbilden. Als Orientierung schlägt KFS/RL 19 vor, die Einnahmen nach Spenden (getrennt nach gewidmet und ungewidmet), Mitgliedsbeiträgen, Einkünften aus wirtschaftlicher Tätigkeit, Subventionen und sonstigen Einnahmen zu ordnen. Auf der Ausgabenseite unterscheidet das Fachgutachten Leistungen für die statutarischen Zwecke, Spendenwerbung, Verwaltung, Investitionen und Sonstiges. Für einen Sportverein mit Kantine sieht das anders aus als für einen Leseclub, und das ist auch sinnvoll. Wer steuerlich relevante Betriebe führt, muss deren Ergebnis zusätzlich getrennt ermitteln können; das ist ein eigenes Thema.
Die Vermögensübersicht ist keine Bilanz und muss nicht aus der Buchhaltung abgeleitet werden. Sie ist eine Aufstellung zum Stichtag, die anders als ihr Name auch die Schulden enthält. Dazu gehören jedenfalls Bargeld in allen Kassen, Guthaben bei und Schulden gegenüber Banken, Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Mitgliedern, sonstige Forderungen und Verbindlichkeiten, Wertpapiere und zum Verkauf bestimmte Vorräte sowie Verpflichtungen aus noch nicht erfüllten Auflagen zweckgewidmeter Zuwendungen.
Langlebige Gegenstände wie Geräte oder Instrumente müssen nicht bewertet werden; eine Aufstellung nach Menge genügt. Rückstellungen sind nicht erforderlich, erhebliche ungewisse Schulden aber zu beschreiben. Praktisch brauchen Sie dafür die Kontoauszüge zum Stichtag, den gezählten Kassastand, eine Liste offener Rechnungen und ausstehender Beiträge sowie die Förderverträge mit ihren Auflagen.
Was in der Rechnung steht, muss sich auf einen Beleg zurückführen lassen. Fehlt eine Quittung, wird ein Eigenbeleg erstellt; umgekehrt soll jeder Beleg erfasst sein, und nichts darf doppelt aufscheinen. Wo bei einem Fest so viele Barverkäufe anfallen, dass nicht jeder Verkauf einzeln belegt werden kann, sind nach der Fachliteratur zumindest Grundaufzeichnungen wie Stricherllisten zu führen und täglich ein Kassasturz zu machen; ob darüber hinaus Beleg- oder Einzelaufzeichnungspflichten bestehen, ist eine steuerliche Frage der jeweiligen Veranstaltung. Ein eigenes Kassabuch ist für den Einnahmen-Ausgaben-Rechner nach der Fachliteratur nicht vorgeschrieben; wird eines geführt, darf es zu keinem Zeitpunkt einen negativen Stand zeigen. Nach § 124 BAO sind Aufzeichnungspflichten aus anderen Gesetzen auch im Interesse der Abgabenerhebung zu erfüllen, die formalen Grundsätze enthält § 131 BAO. Wie lange Belege aufzubewahren sind, ist eine gesonderte Frage.
Die Berufskammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer hat mit KFS/RL 19 ein Fachgutachten zur Rechnungslegung der Vereine herausgegeben. Es ist keine Rechtsnorm und bindet einen ehrenamtlichen Kassier nicht wie ein Gesetz. In der Praxis gilt es aber als maßgeblicher fachlicher Standard; ob Gerichte solche Fachgutachten auch an ehrenamtliche Laien anlegen, ist nach der Literatur nicht geklärt. Abweichungen sind möglich, sollten aber nachvollziehbar begründet werden. Das Fachgutachten empfiehlt zudem, dass das Leitungsorgan seine Regeln für Gliederung und Bewertung schriftlich festhält. Das klingt nach Bürokratie, erspart aber jedem neuen Kassier die Frage, warum die Zahlen so aussehen, wie sie aussehen.
Nein, ein kleiner Verein kommt grundsätzlich mit einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung samt Vermögensübersicht aus. Er kann aber freiwillig doppelt buchführen.
In der Praxis wird eine Tabellenkalkulation meist akzeptiert, wenn die Rechnung sauber und nachvollziehbar geführt ist. Streng genommen gilt sie steuerlich als angreifbar, weil sich die in Excel erfassten Werte leicht ändern lassen, ohne dass die Änderung nachvollziehbar ist.
In die Einnahmen- und Ausgabenrechnung gehören sie erst, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist. In der Vermögensübersicht sind ausstehende Beiträge dagegen als Forderungen gegenüber Mitgliedern anzuführen; umgekehrt sind noch nicht ersetzte Auslagen eines Mitglieds als Verbindlichkeit aufzunehmen.
Für langlebige Gegenstände - wie Fahrzeuge und die meisten Geräte - genügt grundsätzlich eine Aufstellung nach Art und Menge. Eine Bewertung ist freiwillig möglich und macht die Übersicht aussagekräftiger, eine solche ist im Allgemeinen aber nicht verpflichtend.
Ein Eigenbeleg ist eine vom Verein selbst ausgestellte Aufzeichnung über einen Geldfluss, für den es keine fremde Rechnung oder Quittung gibt. Das kann bspw für Trinkgelder oder kleine Barauslagen ohne Kassenbon sinnvoll sein. Er sollte so beschriftet sein, dass ein Außenstehender Anlass, Datum und Betrag nachvollziehen kann.
