Eine Aufwandsentschädigung im Verein bleibt bloßer Aufwandersatz, solange sie Kosten ausgleicht, die der Empfänger im Interesse des Vereins tatsächlich getragen hat und belegen kann – etwa Fahrtkosten, Porti oder Materialeinkauf. Was darüber hinausgeht oder ohne Bezug zu konkreten Ausgaben gezahlt wird, ist rechtlich Entgelt, gleichgültig, wie man es nach außen bezeichnen möge. Zu unterscheiden sind daher drei Dinge: der Ersatz belegter Auslagen, die pauschale Zahlung, die steuerlich nur in engen gesetzlichen Grenzen wie dem Freiwilligenpauschale begünstigt ist, und das verdeckte Entgelt.
Zum Autor: Von Mag. Dorian Schmelz, Rechtsanwalt in Wien mit Schwerpunkt Vereinsrecht und Gemeinnützigkeitsrecht // Stand: 7.10.2026
Wer für den Verein tätig wird, soll dabei nicht draufzahlen. Für Organwalter ohne eigenen Vertrag folgt das aus dem Auftragsrecht: Nach § 1014 ABGB hat der Auftraggeber den Aufwand zu ersetzen, den der Beauftragte zur Besorgung des Geschäfts notwendig oder nützlich gemacht hat. Echter Auslagenersatz deckt also Kosten, die tatsächlich angefallen sind, dem Verein dienten und nachgewiesen werden – die Zugfahrt zur Verbandstagung, der Druck der Einladungen, das Porto für den Mitgliederbrief. Steuerlich entsteht dabei in der Regel kein Einkommen, weil der Zahlung gleich hohe Ausgaben gegenüberstehen. Auch im Sozialversicherungsrecht ist Auslagenersatz kein Entgelt; für Dienstnehmer regelt das § 49 Abs 3 Z 1 ASVG, soweit die Vergütung steuerfrei ist.
Der häufigste Auslagenersatz im Verein betrifft Fahrten mit dem eigenen Auto. Das amtliche Kilometergeld für Pkw beträgt laut Finanzministerium seit 2025 und auch 2026 0,50 Euro je Kilometer. Damit sind sämtliche Fahrzeugkosten abgegolten, vom Treibstoff über Versicherung und Service bis zu Parkgebühren und Maut; daneben zusätzlich ersetzte Tankbelege sind daher kein bloßer Kostenersatz mehr. Im Ersatz tatsächlicher Fahrtkosten – als Kilometergeld bis zur steuerlich zulässigen Höhe oder in Höhe der Kosten öffentlicher Verkehrsmittel – sieht das Finanzministerium keine Einkünfte des Empfängers. Als Nachweis dient in der Regel eine laufende Aufstellung mit Datum, Anlass, Strecke und Kilometern, also ein einfaches Fahrtenbuch für Vereinsfahrten. Der Verein legt diese Abrechnungen zu seinen Belegen, die nach § 132 Abs 1 BAO in der Regel sieben Jahre aufzubewahren sind.
Schwieriger wird es, sobald der Verein nicht mehr abrechnet, sondern pauschal zahlt: zwanzig Euro pro Einsatz, fünfzig im Monat „für Telefon und Fahrten“. Verbreitet ist die Annahme, eine Zahlung bleibe frei von Steuer und Beiträgen, solange sie Aufwandsentschädigung heißt. Für die steuerliche Beurteilung ist die Bezeichnung aber ohne Bedeutung; es zählen die Höhe der Beträge und die Leistung, für die gezahlt wird. Liegt die Pauschale über dem, was tatsächlich an Kosten anfällt, ist der Überhang Entgelt. Wie wenig eine freundliche Bezeichnung hilft, zeigt VwGH 6.8.2013, 2013/08/0111: Vereinsmitglieder, die als Ordner arbeiteten und je 100 Euro als „Dankeschön“ erhielten, waren pflichtversichert, weil schon die Bezahlung gegen einen bloßen Gefälligkeitsdienst sprach.
Für steuerlich begünstigte Vereine gibt es seit 2024 einen gesetzlich geregelten pauschalen Weg. Nach § 3 Abs 1 Z 42 EStG sind Einnahmen aus ehrenamtlicher Tätigkeit bis 30 Euro pro Kalendertag und höchstens 1.000 Euro im Kalenderjahr steuerfrei. Für mildtätige Tätigkeiten, Katastrophenhilfe, bestimmte kommunalsteuerbefreite Bereiche sowie Ausbildner und Übungsleiter gelten 50 Euro pro Tag und 3.000 Euro im Jahr. Voraussetzung ist eine freiwillige Leistung für eine gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Körperschaft im Rahmen ihres begünstigten Zwecks. Ausgeschlossen ist das Pauschale unter anderem, wenn dieselbe Person vom Verein Einkünfte für eine weitere Tätigkeit bezieht, die eine vergleichbare Ausbildung erfordert. Der Verein muss die Auszahlungen aufzeichnen und Überschreitungen bis Ende Februar des Folgejahres melden. Nach Auffassung des Finanzministeriums gibt es für denselben Tag entweder das Pauschale oder den Ersatz tatsächlicher Fahrtkosten, die Wahl ist tageweise möglich. Sportler, Schiedsrichter und Sportbetreuer gemeinnütziger Sportvereine haben mit der pauschalen Reiseaufwandsentschädigung eine eigene Regel, die sich mit dem Freiwilligenpauschale nicht beliebig kombinieren lässt.
Sitzungsgelder und monatliche Entschädigungen für Obleute oder Kassiere werden meist ohne Bezug zu konkreten Kosten gezahlt. Sie sind deshalb in der Regel kein Auslagenersatz, sondern Einnahmen, von denen der Empfänger seine tatsächlichen Ausgaben, etwa Fahrtkosten, abziehen kann. Welcher Einkunftsart sie zuzuordnen sind und wann aus der Funktion ein Dienstverhältnis wird, behandelt der Beitrag Abgrenzung von Ehrenamt und Dienstverhältnis. Für die Kassa folgt daraus vor allem, Sitzungsgeld und Fahrtkostenersatz für dieselbe Sitzung getrennt abzurechnen.
Entgelt ist beim Empfänger eine Einnahme. Bei Mitgliedern, die gelegentlich mithelfen, zählen solche Beträge meist zu den sonstigen Einkünften, die nach § 29 Z 3 EStG steuerfrei bleiben, wenn sie im Kalenderjahr höchstens 220 Euro betragen. Unter der Geringfügigkeitsgrenze, 2026 laut Finanzministerium 551,10 Euro im Monat, lösen Vergütungen an Mitglieder keine Vollversicherung aus, bei einer Beschäftigung aber die Unfallversicherung; Fahrt- und Reisekostenersätze werden nicht mitgerechnet. Darüber kommt eine vollversicherungspflichtige Beschäftigung in Betracht, mit Beiträgen und gegebenenfalls Lohnabgaben für den Verein. Ein Beispiel: Kassierin Monika erhält seit Jahren monatlich 80 Euro „Spesenpauschale“, ohne Fahrten aufzuschreiben; ihr Kollege Thomas rechnet jede Fahrt mit Datum und Kilometern ab. Bei Thomas ist der Ersatz belegt. Bei Monika kommt es darauf an, ob der Verein steuerlich begünstigt ist, an wie vielen Tagen sie tätig war und welche Kosten sie tatsächlich hatte.
Nein, jedenfalls nicht alleine: Eine Vereinbarung zwischen dem Verein und einem eigenen Organwalter ist ein Insichgeschäft und bedarf nach § 6 Abs 4 VerG der Zustimmung eines anderen, zur Vertretung oder Geschäftsführung befugten Organwalters. Sehen die Statuten vor, dass die Mitgliederversammlung über Vergütungen entscheidet, ist zusätzlich ihr Beschluss nötig.
Belegter Ersatz tatsächlicher Auslagen ist kein Einkommen und daher nicht einkommensteuerpflichtig. Das Freiwilligenpauschale bleibt innerhalb seiner Tages- und Jahresgrenzen ebenso einkommensteuerfrei. Darüber hinausgehende Beträge zählen bei gelegentlich mithelfenden Mitgliedern meist zu den sonstigen Einkünften, für die eine Freigrenze von 220 Euro im Kalenderjahr gilt; bei gewählten Funktionären liegen in der Regel Einkünfte aus selbständiger Arbeit vor.
Das Freiwilligenpauschale setzt voraus, dass die Leistung für eine Körperschaft erbracht wird, die die abgabenrechtlichen Voraussetzungen für gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke erfüllt, oder für eine gesetzlich anerkannte Kirche oder Religionsgesellschaft. Ein Verein ohne diese Begünstigung kann daher in erster Linie tatsächlich angefallene und belegte Auslagen ersetzen, ohne dass beim Empfänger Einkünfte entstehen, nicht aber das Freiwilligenpauschale.
Das amtliche Kilometergeld für Pkw beträgt im Jahr 2026 0,50 Euro je Kilometer. Damit sind alle Kosten abgegolten, etwa Abschreibung für Wertverlust des Fahrzeugs, Treibstoff, Versicherung, Parkgebühren und Maut. Zahlt der Verein diesen Satz für tatsächlich gefahrene und aufgezeichnete Vereinsfahrten, ist das Kilometergeld nicht einkommensteuerpflichtig.
Eine Meldung ist nur nötig, wenn die Auszahlungen an eine Person in einem Kalenderjahr den gesetzlichen Höchstbetrag übersteigen; sie erfolgt bis Ende Februar des Folgejahres mit einem amtlichen Formular. Aufzeichnungen über die Auszahlungen an Ehrenamtliche muss der Verein aber in jedem Fall führen. Der Ersatz tatsächlicher Fahrtkosten gilt nach Auffassung des Finanzministeriums nicht als Freiwilligenpauschale und ist unabhängig von seiner Höhe nicht meldepflichtig.
